【文例コピーOK】町内会の班長、新任挨拶文や回覧板チェックシートを作成、ポスティングについても説明!

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家を買うのとほぼセットになっている町内会への加入。先日、我が家はついに班長になってしまいました。4月になり、その仕事が本格的にスタート。いったいどんなことをすればいいのでしょうか。今回は、これから班長になる方向けに、班長のはじめの仕事を紹介したいと思います。

班長の仕事は「班長会」から

3月の終わりごろ、うちのポストに一通の封筒が入りました。内容は、「4月に班長会があるので出席してください」とのこと。

僕が住んでいる自治会には、約30の班があります。その班長や自治会長、役員が集まり、顔合わせをするということだったのですが、普段お付き合いしているのは両隣とお向かいの「向こう三軒両隣」ぐらい。どんな方々が班長会にやってくるのかドキドキしながら当日を迎えました。

班長会は、主に以下のようなプログラムで進行しました。

・自治会長交代のお知らせ
・新自治会長の挨拶
・各班へ配布するものの確認
・その他連絡事項
・次の班長会のお知らせ

終了時間を知らされていなかったため、「いったい何時間ぐらいかかるのだろう?」と不安な気持ちでいましたが、だいたい30分ほどで済みました。

「班長会」といっても、各班への配布物を受け取ることが主な目的のようです。結構な量で重いのですが、これを家に持ち帰って回覧板を作成したりポスティングをおこなったりするのですね。

班長の仕事1 「新任の挨拶文」の作成

家に帰った僕は、すぐに「回覧板の作成」と「ポスティングの準備」に取りかかりました。この二つについては、あとで詳しく説明します。

とはいうものの、なにをどうすればいいのか……。困ってしまったのですが、しばらく持ち帰った荷物を眺めていたら思いつきました。

ご近所の方と仲良くやっていくために大切なことは、なによりも「挨拶」です。まずは、挨拶文を作って回覧板に入れればいいのではないでしょうか。

試行錯誤した結果、こんな文にしてみました。(コピーして使ってくださって構いません

20××年×月×日

●●自治会 ●班の皆さま

班長交代のご挨拶

拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

このたび、●●年度の班長となりました(名前)と申します。不慣れなものでご迷惑をおかけすることがあるかもしれませんが、皆さまのご協力を賜り無事に務めたいと存じます。1年間、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

同じ班の方に「なんだか頼りないな」と思われないよう、日本語には細心の注意を払いました。おそらく問題ないかと思いますが、気になる部分がある場合は修正して使ってください。

ひとまず最低限の礼儀を尽くすことができると判断し、次の作業に移りました。

班長の仕事2 回覧板の作成

回覧板そのものは、前の班長さんから引き継ぎました。僕の仕事は、班長会で受け取った資料を入れてまわすことです。これ自体は非常に簡単なのですぐに終わりました。

では、忘れないうちにまわしてしまおうと思ったのですが……。

回覧版には“ある紙”を挟まなければいけないことを忘れていました。それは、回覧順と閲覧したことを示すチェックシートです。少しわかりづらいでしょうか。こんな感じです。

うち

●●さん

××さん

▲▲さん



○○さん

うち

こんな感じで回覧順を作り、閲覧したら横に日付を書いてもらうのです。

「まわす前に気づいてよかった! さっそく作ろう!」と思ったものの、またもや止まってしまいました。

同じエリアに住む人たちの名前やどなたがどなたの隣に住んでいるのかなど、わからないことがあるのです。

僕の場合はたまたま地図があったので確認することができましたが、ない場合は自分の住むエリアを一軒ずつ確認し、チェックシートを作らなければなりません。

可能であれば前の班長さんからデータをいただいて、それを元に自分からはじまって自分の家に帰ってくるチェックシートに修正するのがもっとも簡単な方法だと思います。

班長の仕事3 ニュース冊子のポスティング

各家庭に見てもらいたいものは基本的に回覧板に挟んでまわすのですが、各家庭に1部ずつ配布したいものに関してはそうはいきません。自分で、各家庭のポストに入れなければいけないのです。

今回は年度初めということもあるのか、各家庭に1部ずつ配布するものが4種類もありました。地域ニュース冊子系が2種類、A4の紙が2種類です。

班長会ではこれらをまとめてもらってくるので、帰宅後に自分でポスティングできるようにセッティングしなければなりません。

うちのエリアに住んでいるのは約30世帯。この分をセットするのですが、慣れないと地味に手間がかかるものです。特に気を付けたいのが、複数枚あることに気づかずセットしてしまうことです。

4種類あるものを1枚ずつ取って一部にセッティングするが、A4のペラペラした紙をうっかり2枚取ってセッティングしてしまうことがあります。その結果、4種類で1セットにしなければいけないにもかかわらず、1種類足りないセットができあがってしまうのです。こうなると、いままで作ったセットをすべて確認して1枚紙が多く入っているものを探さなければなりません。できればゴム製の指サックを使うと、こういったミスが減ると思います。

さて、すべてをセットしたらポスティングです。さすがに夜中によそ様の家の敷地に入るのはよくなさそうなので、僕は翌日を待ってからおこないました。

その途中、お掃除や草木の手入れで外に出ている方がいらっしゃいます。こういう方を見かけたら、「この班の班長になりました××と申します。よろしくお願いします」などと声をかけておくといいと思います。

はじめての班長会を終えて感じたこと

最後に、はじめての班長会に参加して感じたことを書いてみたいと思います。

班長会の曜日を固定するのはよくないのでは?

うちが所属する自治会では、毎月第1土曜日に班長会をおこなうことが決まっています。ただ、うちは僕も妻も土曜日に仕事をしていることが多く、スケジュールを合わせるのがなかなか大変です。30年前なら休日である日曜日の前日に全員が集まることは容易だったのかもしれませんが、ライフスタイルが変化した現在ではなかなか難しいことなのではないでしょうか。「土日はみんなお休みのはず」という考え方には無理があると、改めて感じました。

自治会の役員さんたちは、活き活きと仕事をしている様子

どうやら集まった方々のほとんどが、はじめて班長を務めるようでした。どの方の顔も固くこわばっており、「いったいなにをすればいいのだろう……」という気持ちが透けて見えていました。

そんななか役員さんたちは、みんな活き活きと仕事をしていました。こういう方たちがいるおかげで回覧板やお知らせはまわってくるし、町内のイベントが催されているのだと思うと、「すごいことだよなあ」と素直に思えました。

世帯が多い班に住んでいると、ポスティングする配布物も膨大な量になる。

実は、これがもっとも驚いたことです。

うちの班内には、約100戸からなる新しい住宅地があります。この班長さんは、100世帯分の配布物をセッティングし、自分の手でポスティングしなければなりません。本当に大変なことだろうと思います。班長を1年やれば2度とまわってくることはないであろうと思われるのですが、その1年が大変です。大規模な住宅地を購入すると、こういった大変さがあるのだなあと感じました。

なんとか無事に終了した班長としての初仕事。次回は5月の仕事について書いてみたいと思います。おそらく集金がはじまるのだと思います。もしよろしければ、お付き合いください。

今回もありがとうございました!

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