【例文テンプレート】町内会の班長が自治会費(町内会費)をスムーズに集金する方法。

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家の購入後ほぼ必ずといっていいほど加入しなければならない町内会。引っ越してきてから1~2年は“お客さん”扱いが続きますが、3年も経つとそうはいきません。僕の家もついに班長になってしまい、4月(先月)から仕事がスタートしました。

ただ、班長初月である先月の仕事は「班長交代の挨拶文」の作成と2度の回覧板&ポスティングのみ。1時間もかけて書いた挨拶文の効果もあってか(?)、大きな問題はなく終了しました。

ただ、5月は町内会費の集金という大きな仕事が!

僕が住むエリアにあるのは約30世帯。漠然と集金したのでは効率が悪そうです。できるだけ計画的に集めなくては……ということで、今回は町内会費を集めるために僕が試した方法とその反省点を紹介します。

効率的に町内会費を集めるためのお知らせを作成(例文テンプレート使用OK)

僕の町内会では、年額3,600円(毎月300円)の町内会費を集めています。ただし、一括納入はあくまでも任意。300円ずつ毎月集めるのが基本です。

……それって、各家庭にとっても僕にとっても効率が悪すぎないだろうか。

そこで、なるべく一括で納入してもらえるよう以下のようなお知らせをつくり、回覧板の一番上に挟み込んでまわしました。僕と同じようにお困りの方がいらっしゃいましたら、コピーして使っていただいて構いません。

20●●年●●月●●日

●●自治会●●班の皆さま

20●●年度自治会費集金のお知らせ

拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は自治会の活動にご協力くださり、誠にありがとうございます。

このたび、20●●年度の自治会費を集金させていただきたく存じます。ご多忙中のところ大変恐縮ではございますが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

自治会費は「年●●●●円(月●●●円)」となっております。自治会費の一括納入につきましては任意でございますが、皆さまのお時間をいただき何度も集金させていただくのは申し訳なく思います。よろしければ一括での納入をお願いできれば幸甚でございます。

集金につきましては、●月中の●曜日を考えております。ご都合の悪い方は下記連絡先にご連絡いただけますと幸いです。●/●(●曜日)にまとめて納入しなければなりませんので、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

1、自治会費 年●●●●円(月●●円)

2、集金期間 20●●年●月中(●曜日)

3、連絡先 (電話番号やメールアドレス、ラインなど)

以上

注意した点は以下の通りです。

・あくまでも「任意」としつつも、なるべく一括納入してもらえるような文章にすること。
・一括納入してもらうためにこちらの都合を押し付けるのではなく、「何度もお時間をいたくのは申し訳なく思う」と相手を慮る一文を入れたこと。
・「●曜」と具体的なスケジュールを入れたこと。
・●月●日までに自治会に納入しなければいけないというリミットを入れたこと。
・もしも都合が悪い場合はあらかじめ連絡をもらえるようお願いする一文を入れたこと。

なるべく同じ班の皆さまに失礼のないように注意しつつも、こちらからお願いしたいことはすべて盛り込むようにしました。(これが完璧ではないと思いますし、自治体によって事情が異なると思います。コピーして使うときは、それぞれに合わせて書き換えてくだされば幸いです)

このお知らせによって、スムーズに集金することはできたか?

結論から書くと、非常にスムーズに会費を集めることができました

インターホン越しに「班長の●●です。自治会費をお願いします」といっただけで、「はい、ご苦労様でーす!」と対応してくれる方がほとんど。なかには釣り銭が出ないように、しっかり用意してくださる方もいました。

お知らせを回覧板に挟んでおいて、本当によかったと思いました。

反省事項ももちろんあります

想像以上にスムーズに自治会費を集められたわけですが、反省すべき点もありました。

「自治会」という語は伝わらないことがある。伝わるのは……

ある家のインターホンを押したときのこと。いままでと同じように「班長の●●です。自治会費をお願いします」といったところ、「いえ、うちは結構です」という返事が。もしかしたら会員の方ではなかったかな……と確認しましたが、やはり会員の方に間違いありません。どうやら、セールスマンと勘違いされてしまったようです笑

そこで、「いえ、町内会費を集めているんです」といったところ、「ああ! 町内会費!」と理解してくださいました。相手は、比較的年配の女性。もしかしたら「自治会費」ということばが頭のなかにないか、聞き取りづらかったのかもしれません。お年を召した方には、「自治会費」ではなく「町内会費」ということばを使うといいかもしれません。

領収書は先に用意しておく

自治会費をお預かりしたら領収書をお渡ししなければなりません。ところが、これを相手の家の玄関先で書くのは想像以上の手間になります。自分の家で班の方全員のお名前と金額を書いておき、会費をいただいたときには日付だけ入れればいいようにしておくとスムーズですよ!

会費をお預かりしたことを記録するチェックシートを持っていくべきだった

会費の回収でもっとも恐いのは、誰からお預かりして誰からお預かりしていないかがわからなくなることです。僕は領収書をスマホのカメラで撮ることで記録していたのですが、玄関先でこれをおこなうのはやや効率が悪いです。単純にシートをつくりチェックしていく形式にすればよかったと思います。

今回は、町内会の班長さんがもっとも頭を悩ませるであろう自治会費の集金について、僕が試したことをまとめました。このやり方が最善とは限りませんが、まずまずスムーズに回収できたと思っております。これから町内会費を集める方の参考になれば幸いです!

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